PHOENIX Dokumentenmanagement-Software

Dokumente digital und sicher managen

Managen Sie mit der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software sämtliche Dokumente für Ihren Arbeitsablauf.
Die erleichterte Verwaltung mit automatisierten Prozessen minimiert Ihren Arbeitsaufwand.
Ziel ist ein effizienter Workflow, der Zeit und Kosten einspart.

Dieser integrierte Workflow sorgt für einen reibungslosen Ablauf Ihres Dokumentenmanagements, welches durch die Kombinationsmöglichkeiten mit zusätzlichen Modulen sowie einer praktischen Volltextsuche unterstützt wird. Die PHOENIX-Software kann durch Module der Software-Familie einfach und schnell erweitert werden und passt sich somit Ihren Wünschen an eine maßgeschneiderte Dokumentenmanagement-Software flexibel an.

Direktkontakt für mehr Informationen »

Phoenix DMS Dokumentenmanagement Software

Phoenix DMS bei Bleckmann Informationssysteme

Vorteile der PHOENIX-Software im Überblick

Digitalisierung Ihrer Dokumente an einem zentralen Ort
Dokumente unterwegs, zu Hause oder im Office verwalten
Logische Zusammenhänge schneller verknüpfen
Zeitersparnis und Kostenreduzierung
DSGVO- und GoBD-konform
Intelligente, userfreundliche Suchfunktion
Sichere Langzeitarchivierung
Skalierbar durch Modul-Erweiterungen
Rollenbasierte Zugriffe definieren

Preise & Pakete

Die Bleckmann Documents Cloud ist in vier Paketen erhältlich. Wartung und Hotline-Support sind bei jedem Paket und allen Zusatzmodulen inkludiert. In allen Paketen der Bleckmann Documents Cloud sind PHOENIX Archiv, Ad-Hoc Workflow & Terminierung, Smart Client, Smart Indexing, eine unbegrenzte Tesseract-OCR-Engine sowie Smart Search enthalten. Der Render-Server zum Erzeugen von PDF-Dateien aus Office-Dateien ist ab Version Cloud „S“ inkludiert. Zusätzlich enthalten alle Pakete eine Lizenz des Documents Cloud Smart Safe. Damit erzeugen Sie eine Offline-Kopie Ihrer Daten auf einem eigenen PC oder Server mit der gewohnten Bleckmann Documents Oberfläche.
So haben Sie Ihre Dokumente und Daten auch unabhängig vom Online-Zugriff verfügbar.

Preisübersicht Bleckmann Documents Cloud »

Phoenix DMS weitere Module

PHOENIX Documents

PHOENIX Dokumentenmanagement verbunden mit einem Ad-hoc Workflow
Ein zentraler Speicherort für alle Ihre Dokumente

Ihre Dokumente werden revisionssicher und übersichtlich an einem zentralen Ort gespeichert. Sie können Ihre Dokumente in verschiedensten Formaten ablegen und notwendige Tools stehen Ihnen für eine reibungslose Verwaltung zur Verfügung.

Dank einem zentralen digitalen Speicherort können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen und logistisch besser handhaben – mit geringeren Kosten sowie weniger Zeit- und Verwaltungsaufwand. Im Team ist die Arbeit übersichtlicher und transparenter, da alle Beteiligten mit dem gleichen Stand arbeiten und Dokumente nicht mehr analog „verschwinden“ können.

PHOENIX Documents Module in der Standardversion:

PHOENIX Documents: Dokumentenmanagement
PHOENIX Ad-hoc-Workflow: Prozesse effizienter gestalten
PHOENIX Archiv: Revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung
PHOENIX Capture: Scannen und Erfassen Ihrer Papierdokumente

Ergänzungsmodule:

PHOENIX INVOICE: Vordefinierter Workflow für Eingangsrechnungen
PHOENIX WORKFLOW: Regelbasierte Workflows per Designer definieren

PHOENIX Documents im Überblick:

Kostengünstige Paketlösung (Inklusive PHOENIX Ad-hoc-Workflow, PHOENIX Archiv, PHOENIX Capture Client)
Minimaler Installations- und Wartungsaufwand
Userfreundliche Programmoberfläche
Schnelles Zurechtfinden in der Software
Suchen und Finden mit flexiblen Suchfiltern
Browserbasiertes Interface – einfaches, mobiles Arbeiten, da ortsunabhängiger Datenzugriff
Individuell eingerichtete Zugriffsberechtigungen schützen vor unberechtigter Dateneinsicht

PHOENIX Invoice (inklusive PHOENIX InvoiceReader)

Mit PHOENIX Invoice Zeit und Kosten sparen
Rechnung im digitalen Rechnungseingangsworkflow PHOENIX Invoice

Kontrolle durch die enge, zeitliche Taktung, die durch den optimierten Workflow entsteht.
Somit bleibt weniger liegen und die Realisierung der Skonti und Rechnungsnachlässe ist nachvollziehbar und gesichert.

Der PHOENIX Invoice Reader

Rechnungen schneller erfassen und strukturiert freigeben
Der PHOENIX InvoiceReader ist ein Zusatzmodul, welches die Sicherheit und Schnelligkeit Ihrer Rechnungserfassung deutlich erhöht. Die ausgefeilte OCR und Analyse-Techniken des PHOENIX Invoice Readers erfassen die Daten Ihrer eingehenden Rechnungen automatisch und übermitteln diese an

den digitalen Rechnungseingangsworkflow PHOENIX Invoice.

Keine händischen Eingaben mehr: Es erfolgt eine Freigabe nach einer Kontrolle durch ein Teammitglied. Ist die Rechnung freigegeben, wird diese automatisch im Rechnungseingangsworkflow weiterverarbeitet. Fehlerhafte Daten werden direkt erkannt und somit Fehlerquellen vermieden.
Fehlerhafte Rechnungen werden durch das frühzeitige Warnsystem auch nicht an Dritte weitergeleitet.

PHOENIX Invoice im Überblick:

Fachanwendung zum elektronischen Rechnungsmanagement – ZUGFeRD-konform
Userfreundliches Suchen und Finden von Belegen – zugriffsgesteuert von jedem Arbeitsplatz
Inklusive PHOENIX System-Workflow
Flexibel einstellbare Automatik-Weiterleitungen von Eingangsrechnungen
PHOENIX Invoice Reader – automatische Prüfung & Korrektur von eingehenden Rechnungen
Komfortable Integrationsmöglichkeiten zu gängigen FiBu- und ERP-Lösungen
Erweiterungen mit der PHOENIX Produktfamilie
Skonto oder Zahlungsfristen nicht mehr verpassen

PHOENIX Contract

PHOENIX Contract Fristen einhalten & die Transparenz erhöhen
Ihre zuverlässige Vertragsverwaltung in dem digitalen Vertragsmanagement

Kündigungsfristen, Zahlungsfälligkeiten, Fristüberschreitungen – in diesen Bereichen können Risiken minimiert werden – mit einer digitalen, übersichtlichen Verwaltung Ihrer Verträge. Mit der zuverlässigen Erinnerungsfunktion PHOENIX Contract werden Sie an fällige Zahlungen oder Fristen termingerecht erinnert. Falls doch ein Problem auftreten sollte, wird das smarte Eskalationsmanagement tätig und schickt an die zuständigen Teammitglieder eine E-Mail. Ebenfalls ist eine Schlagwortsuche integriert, die Ihnen das Suchen nach Informationen und Verträgen vereinfacht.

Ihre Vorteile:

Vorhandene Verträge leicht im digitalen Vertragsmanagement bearbeiten und aktualisieren
Zentral organisierte Verträge und Vertragskonditionen
Die Suchfunktion vereinfacht das Finden von Vertragsakten
Anhängen beliebig vieler Dokumente, Termine, Zertifikate u.v.m.
Autovervollständigung bei der Erstellung eigener Verträge und Dokumente
Inklusive PHOENIX System-Workflow
Transparenz aller Verträge sowie nachvollziehbare Zuständigkeiten
Smartes Eskalationsmanagement
Kompatibel mit der PHOENIX-Produktfamilie

PHOENIX HR

PHOENIX HR
Die digitale Personalakte mit höchster Sicherheit

Persönliche Daten über Ihre Teammitglieder sind hochsensibel und verlangen daher erhöhten Schutz. Mit dem rechtskonform sowie DSGVO &- GoBD -konformen PHOENIX HR Module können Sie diese Daten ausreichend sichern. Mit höchster Sorgfalt wird das PHOENIX HR Modul verschlüsselt und bietet eine sichere Dokumentenablage mit kontrolliertem Zugriff jedes Mitarbeiters auf die eigenen Personaldokumente gemäß §83 BtrVG.

Einen neuen Mitarbeiter unkompliziert & schnell anlegen

Per Drag & Drop oder einem festgelegten E-Mail-Postfach können Dokumente unkompliziert aus E-Mails in eine digitale Personalakte hinzugefügt werden. Über das Office Add-In können Sie Word- und Excel-Dokumente problemlos in die digitale Personalakte eines Mitarbeiters übergeben.

Transparenz steigern und den administrativen Aufwand schmälern, so dass mehr Zeit für die wirklich wichtigen Tätigkeiten bleiben. Schnelle Abwicklung von: Urlaubsanträgen und -genehmigungen, Weiterbildungsmaßnahmen, Jahresgesprächen, Führerscheinvorlagen uvm.

PHOENIX HR Vorteile im Überblick:

Höchste Sicherheit durch Verschlüsselung
Möglichkeit des kontrollierten Zugriffs eines Mitarbeiters auf die eigenen Personaldokumente nach §83 BetrVG
Schnelles Suchen und Finden von Personalakten
Personalverträge und Dokumente zentral organisiert
Anhängen beliebig vieler Dokumente, z.B. Protokolle oder Fortbildungszertifikate und Termine
Integriertes Bewerbermanagement mit nahtloser Datenübergabe an das Mitarbeitermanagement
Inklusive PHOENIX-System-Workflow
Kompatibel mit der PHOENIX-Produktfamilie
Rollenbasierte Zugriffsrechte und Prozesshistorie
Individuelle Zugriffsrechte damit nur befugte Personen Zugriff auf hochsensible Daten haben
Die Prozesshistorie bildet alle Vorgänge an dem jeweiligen Dokument ab, sodass nachvollziehbar bleibt, wer das Dokument gesehen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden

Weitere Module der PHOENIX Software & Add-Ins

Module zur Erweiterung

PHOENIX Fahrzeugakte – das intelligente Fuhrparkmanagement

Mit der Produktausprägung PHOENIX Fahrzeugakte können Sie Ihre Fahrzeugakten mit allen zugehörigen Vertragsunterlagen übersichtlich digital abbilden. Dazu müssen Sie Dokumente nur scannen und per Drag & Drop im PHOENIX Archiv ablegen. Danach können Sie permanent auf alle Fahrzeugakten zugreifen, diese pflegen und recherchieren. Fragen des Managements zu vertraglichen Details können somit jederzeit schnell beantwortet werden. Pluspunkt ist das integrierte Terminmanagement. Dieses informiert Sie automatisch über nahende Kündigungsfristen.

PHOENIX EDM – Engineering Data

2D-CAD und 3D-CAD Dateien über den gesamten Projektlebenszyklus verwalten. Engineering Data Management in Form einer Dokumentenmanagementsoftware sichert systematisch den strukturierten und konsistenten Informationsstand Ihrer Modelldaten sowie der Verknüpfungen. Prozesse können Sie individuell und automatisch mit dem PHOENIX System-Workflow steuern.

PHOENIX EDM können Sie problemlos in Ihre bestehenden PHOENIX-Lösungen integrieren oder alleinstehend nutzen.

Betriebliches Vorschlagswesen der PHOENIX Dokumentenmanagement-Software

Im betrieblichen Vorschlagswesen des PHOENIX DMS können Sie Rückfragen und Lösungen digital festhalten. Geparkte Vorschläge gehen nicht verloren und Sie können diese jederzeit wieder aufrufen. Per Knopfdruck können Sie an einzelne Personen oder ganze Gruppen Rückmeldung zu den Vorschlägen geben.
Einfacher geht's nicht.

PHOENIX QM - digitales Qualitätsmanagement

Sie können Ihr Qualitätsmanagement mit der Software gezielt durchsetzen und nachverfolgen. Individuell definierbare Rollen und Zugriffsprofile gewährleisten, dass Dokumente, Daten und Informationen sicher bearbeitet und abgerufen werden können.

Mitarbeiter, die mit der alltäglichen Sicherung und Umsetzung des Qualitätsmanagements betraut sind, werden optimal unterstützt. Soweit zugriffsberechtigt, finden Ihre Mitarbeiter relevante Informationen schnell und mühelos. PHOENIX QM verbessert den Arbeitsalltag nachhaltig.

Der Themen-Baum

Der Themen-Baum bietet die Möglichkeit, Dokumente in frei wählbaren Kategorien zu sammeln und zu strukturieren. Dokumente können z.B. Abteilungen und Unterabteilungen zugeordnet werden, sodass Anwender mit wenigen Klicks alle Informationen zu dem Thema finden.

Für das strategische Qualitätsmanagement Ihrer Organisation bietet PHOENIX QM allen Entscheidern das ideale Werkzeug, um die Qualitätspolitik durchzusetzen und nachzuverfolgen. Individuelle Rollen und Zugriffsprofile ermöglichen – je nach Zugriffsberechtigung – Dokumente, Daten und Informationen sicher abzurufen und zu bearbeiten. Die Einstellungsmöglichkeiten für Administratoren erlauben es, PHOENIX QM genau auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation und Prozesse anzupassen.

Add-Ins